Manual do utilizador

O Strata funciona no navegador: não há nada para instalar num servidor. Existem três aplicações, cada uma para quem a usa:

Cada conta abre apenas a aplicação que lhe corresponde. Se tentar entrar na aplicação errada, o ecrã indica qual deve usar.

Primeiro acesso

1. Recebe um convite por e-mail (ou um link que a administração lhe envia).
2. Abra o link, preencha «Nome», «Apelido» e escolha uma «Palavra-passe».
3. Carregue em «Activar acesso» e depois em «Iniciar sessão».

A palavra-passe tem pelo menos 10 caracteres, com maiúsculas, minúsculas, um número e um símbolo. Se já tem conta no Strata noutro condomínio, o convite junta-se à conta que já tem e não pede nova palavra-passe.

Entrar e recuperar o acesso

Na página de entrada escreva o «E-mail» e a «Palavra-passe» e carregue em «Entrar». Se activou a verificação em dois passos, é pedido também o «Código de verificação».

Esqueceu a palavra-passe? Carregue em «Esqueceu a palavra-passe?», indique o e-mail e carregue em «Enviar código». Recebe um código por e-mail; escreva-o com a nova palavra-passe e carregue em «Definir nova palavra-passe».

Idioma, tema e aplicação no telemóvel

• O idioma (PT, EN ou FR) muda-se no cabeçalho ou em «Perfil → Idioma», e fica guardado na conta — os e-mails passam a chegar nesse idioma.
• Cada aplicação pode ser instalada no telemóvel ou no computador: em «Perfil → Instalar a aplicação». No iPhone, toque em Partilhar e depois em «Adicionar ao ecrã principal».
• Para receber notificações no telemóvel, active «Receber notificações neste dispositivo».

A primeira vez que entra, uma visita guiada mostra os principais botões. Pode repeti-la em «Perfil → Visita guiada».

Depois de entrar vê a lista dos condomínios que gere. Ao abrir um condomínio chega à sua página principal, com os dados gerais (unidades, quota mensal, estado) e os blocos de trabalho:

No topo, o cabeçalho tem a pesquisa, o sino de notificações, «Configurações», «Facturação», «Reportar problema» e «Perfil».

Se a página mostrar «Configuração por concluir», siga o botão «Resolver →» de cada linha: é o que falta para o Strata poder emitir quotas (por exemplo, abrir o ano fiscal).

1. O condomínio. Na lista de condomínios carregue em «+ Novo condomínio» e preencha o nome, a morada e o número de fracções.
2. Unidades. Em «Unidades» crie as fracções uma a uma, ou importe tudo de uma vez: na página do condomínio use «Importar de uma folha de cálculo», descarregue o modelo, preencha-o e carregue-o. O Strata mostra o que vai importar e os erros por linha antes de gravar.
3. Permilagem. A soma das permilagens tem de dar exactamente 1000‰. A calculadora de permilagem propõe os valores a partir das áreas; os valores oficiais são os do título constitutivo.
4. Contas bancárias. Registe em «Contas bancárias» as contas para onde os moradores transferem. Aparecem na aplicação do morador com IBAN e referência.
5. Política financeira. Em «Definições → Política financeira» indique a quota mensal (pode variar por tipo de fracção) e a taxa de multa por atraso (máximo 4%).
6. Ano fiscal. Em «Financeiro → Anos fiscais» abra o ano. Só com um ano aberto são geradas as quotas mensais.
7. Moradores. Registe os condóminos e inquilinos (ver capítulo seguinte).

Registar um morador

1. Abra «Moradores» e carregue em «+ Registar morador».
2. Preencha «Nome», «Apelido», «E-mail», «Telefone», a «Fracção», a «Relação» (Proprietário ou Inquilino) e a data de «Início».
3. Deixe marcado «Criar convite de acesso» para que o morador receba o link de entrada.
4. Carregue em «Registar». O link aparece no ecrã para copiar, caso o queira enviar por outro meio.

A lista mostra o estado de acesso de cada pessoa: «Conta activa», «Convite por aceitar», «Convite expirado», «Sem convite», etc.

A página de uma fracção

Em «Unidades», abra uma fracção para ver e alterar os seus dados, os «Moradores da fracção» (proprietários e inquilinos, com «Associar» e «Terminar»), os veículos e animais registados e o cartão «Lembrete de pagamento».

Quando um inquilino sai, carregue em «Terminar». O botão «Relatório de saída» gera um dossier com as quotas, pagamentos e o que fica pendente.

A equipa

Em «Configurações → Equipa e perfis» convide colegas («Novo convite»: e-mail, «Função» e «Condomínio» ou toda a empresa). Na mesma página pode «Atribuir perfil», «Editar», «Suspender» ou retirar a verificação em dois passos de alguém que perdeu o telemóvel.

Os porteiros criam-se em «Operações → Pessoal». Cada condomínio inclui dois acessos de porteiro; um terceiro é cobrado à parte, e o ecrã pede confirmação antes de o criar.

Quotas

Com o ano fiscal aberto, o Strata gera todos os meses a quota de cada fracção. Uma quota vence no último dia do mês a que diz respeito. Em «Financeiro → Cobranças» vê todas as quotas, com filtros por estado, ano e mês; o «Mapa de controlo» mostra, fracção a fracção e mês a mês, o que está pago.

Registar um pagamento

• O morador envia o comprovativo pela aplicação do morador. O pagamento fica «em análise» até a administração o confirmar.
• A administração regista um pagamento recebido: «Financeiro → Pagamentos», entrada manual, indicando a fracção, o valor, a data, o método e a finalidade (quota, cobrança extraordinária, multa ou outro).
• A portaria recebe numerário e emite um recibo na aplicação da portaria; aparece em «Caixa porteiro».

Rever comprovativos

Abra o pagamento em análise para ver o comprovativo. Pode «Confirmar», corrigir os dados e confirmar, ou «Rejeitar» indicando o motivo — o morador é avisado em qualquer caso. Ao confirmar, o Strata emite o recibo e aplica o valor às quotas em aberto, começando pela mais antiga.

Extratos bancários

Em «Financeiro → Extratos bancários» carregue o extrato do banco (CSV ou PDF). O Strata lê os movimentos, reconhece a referência da fracção e propõe correspondências; confirme ou associe manualmente os que ficaram por resolver.

Despesas, orçamento e multas

• Despesas: registar, aprovar e pagar, com a conta contabilística e o fornecedor.
• Orçamento: o orçamento anual por conta, com a variância real face ao previsto.
• Multas: calculadas automaticamente cinco dias depois do vencimento, uma por quota, à taxa definida. Podem ser perdoadas.
• Cobranças extraordinárias: derramas e valores pontuais, repartidos por permilagem, em partes iguais ou por fracção.

O Strata envia sozinho um lembrete três dias antes de a quota vencer e outro sete dias depois (os dias podem ser alterados em «Definições»). Além disso, a administração pode lembrar quando quiser:

• Uma fracção: na página da fracção, o cartão «Lembrete de pagamento» mostra quanto está em atraso, para quem vai o lembrete e quando foi o último. Carregue em «Enviar lembrete de pagamento».
• O prédio inteiro: em «Financeiro → Cobranças», o botão «Lembrar todas as fracções em atraso».

O lembrete chega por e-mail e na aplicação do morador, com o total, o número de quotas e a referência para a transferência. Cada fracção recebe no máximo um lembrete por 24 horas.

Para dívidas persistentes, «Cobranças & dunning» acompanha o processo em etapas (lembrete, notificação formal, interpelação, pré-judicial) e gera o dossier de título executivo.

Convocar

1. Em «Assembleias» carregue em «+ Nova assembleia».
2. Escolha o tipo (Ordinária ou Extraordinária), a «Data agendada», a «Hora», o «Local» e, se houver, o «Link virtual».
3. Monte a «Ordem de trabalhos»: cada ponto indica se «Requer votação» e o tipo de maioria.
4. Carregue em «Agendar assembleia».

A lei pede 15 dias de antecedência; com menos, o Strata pede o «Motivo do curto prazo». Os condóminos recebem a convocatória e podem confirmar presença, nomear um representante por procuração ou votar antecipadamente.

Conduzir a reunião

Na assembleia carregue em «Iniciar» e abra a «Consola de votação ao vivo»: registe as presenças (e as procurações), carregue em «Verificar quórum», e em cada ponto use «Abrir votação», registe o voto de cada fracção («A favor», «Contra», «Abstenção») e «Fechar votação». Os votos são pesados pela permilagem. No fim, «Concluir».

A acta

A acta é criada ao concluir a assembleia. Escreva o conteúdo (ou use o rascunho gerado a partir da transcrição), «Submeter para revisão», recolha as assinaturas do Presidente e do Secretário («Assinar…») e carregue em «Publicar». Uma acta publicada é um título executivo e não se altera: um erro corrige-se com «Criar correção».

• Avisos: «Comunicações → Novo aviso». Escolha os destinatários (condóminos, equipa ou ambos), escreva o «Assunto» e a «Mensagem» e carregue em «Enviar aviso». O aviso aparece na aplicação e chega por e-mail; a tabela «Avisos enviados» mostra quantos o leram.
• Mensagens: conversas privadas com cada morador ou porteiro, e «Nova mensagem» para várias pessoas de uma vez.
• Boletim: um resumo do período, gerado automaticamente, que revê antes de «Publicar».
• Inquéritos: perguntas rápidas de opinião (não substituem uma votação em assembleia).

Em «Operações» encontra:

• Pessoal: empregados, turnos, folha de pagamento e relógio de ponto.
• Gerador e Cisterna: leituras, entregas de combustível e água, alertas de consumo anormal.
• Reservas de espaços: aprovar ou recusar reservas de espaços comuns.
• Pedidos de serviço: pedidos dos moradores (canalização, electricidade, limpeza…), aceites com ou sem custo.
• Incidentes: ocorrências registadas pela portaria e pelos moradores, até à resolução.
• Manutenção e Inspeções: planos preventivos, ordens de trabalho e listas de verificação.
• Contratos, Fornecedores, Infrações e Instalações (com os contactos de emergência).

Na página do condomínio, os cartões da portaria mostram as visitas à espera de resposta e as encomendas guardadas para a administração.

Em «Relatórios» escolha um relatório do catálogo e carregue em «Gerar…». O Strata pede apenas o que esse relatório precisa (período, data de referência, fracção ou ano fiscal) e produz PDF, Excel ou CSV. Encontra, entre outros: balanço, balancete, fluxo de caixa, fundo de reserva, antiguidade de saldos, orçamento vs real, registo de visitantes e directório de condóminos. Os relatórios podem ser agendados e ficam guardados no «Histórico».

Início

Mostra o saldo da fracção («Em dívida», «Sem dívida» ou «A seu favor»), a próxima quota, os avisos do condomínio, os inquéritos em aberto e os pagamentos recentes com o recibo.

Pagar uma quota

1. Abra «Pagamentos». O cartão «Dados para transferência» mostra as contas do condomínio e a referência da sua fracção — indique-a na transferência.
2. Faça a transferência no seu banco.
3. No formulário indique o «Montante», «O que está a pagar?», o «Método», a data e a conta para onde enviou, e anexe o «Comprovativo».
4. Carregue em «Enviar comprovativo». Quando a administração confirmar, recebe o recibo.

Em «Os meus pagamentos» vê o histórico (com filtros por ano e mês) e descarrega cada recibo; em «As minhas quotas» vê o que está pago e em falta.

Visitantes

• Autorizar uma visita: em «Visitantes» indique o nome, o tipo de visita, os acompanhantes e a validade, e carregue em «Gerar QR do visitante». Partilhe o passe por WhatsApp, SMS ou como imagem.
• Quem não tem telemóvel usa o «Código de entrada» de seis caracteres que aparece no passe.
• Pessoal da casa (empregada, motorista, babá…) recebe um passe recorrente, válido por meses.
• Visita sem aviso: se alguém chegar à portaria sem passe, recebe um pedido em «À porta, à espera da sua resposta» — carregue em «Aceitar» ou «Recusar».

Encomendas, ocorrências e serviços

• Encomendas: o que a portaria guardou para si. Ao levantar, carregue em «Confirmar recepção».
• Ocorrências: comunique um problema no prédio ou na sua fracção, com fotografias, e acompanhe a resposta.
• Serviços: peça canalização, electricidade, limpeza e outros; vê o preço de referência e, se for cobrado, paga como uma quota.
• Reservas: reserve o salão ou outro espaço comum, vendo antes a ocupação do dia.

Assembleias, transparência e mensagens

• Assembleias: confirme presença, nomeie um representante («Por procuração») ou vote antecipadamente; consulte as actas publicadas.
• Transparência: despesas com comprovativo, fundo de reserva, obras e a sua parte, documentos e relatórios.
• Mensagens: fale directamente com a administração.
• Assistente Strata-Q: pergunte, por exemplo, «Qual é o meu saldo?» ou «Como pago a quota?».
• Bandeira fiscal: uma mensagem anónima para o conselho fiscal.

Perfil

Registe veículos e animais, o telemóvel, as notificações, a palavra-passe e a verificação em dois passos. Em «Os meus dados» pode pedir a eliminação dos seus dados pessoais (Lei 22/11).

O turno

No início carregue em «Iniciar turno» e, no fim, em «Terminar turno». «Registar ronda» lê o código QR de cada ponto de ronda. Em «Os meus turnos» vê o calendário e as horas.

Num dispositivo partilhado, o «Relógio de ponto» permite a cada empregado registar entrada e saída com o seu PIN.

Visitantes

• Com passe: «Ler QR» e aponte a câmara; ou, sem QR, «Introduza o código de entrada». Confira o documento, indique os acompanhantes e carregue em «Confirmar entrada». À saída, leia o mesmo passe e «Registar saída».
• Sem passe: «Visitante manual», escolha a fracção e carregue em «Pedir aceitação» — o morador responde na aplicação. Se ninguém responder, pode «Admitir sem aceitação» (fica registado).
• A lista mostra quem está dentro do condomínio; é a contagem a usar numa evacuação.

Entregas, incidentes e caixa

• Entregas: registe a encomenda («Nova entrega»), a fracção e a quem se destina. Ao entregar, indique quem levanta e carregue em «Confirmar entrega»; o morador confirma a recepção na aplicação dele.
• Incidentes: registe o que aconteceu, com fotografias. Um incidente de gravidade «Crítica» avisa imediatamente todos os condóminos e a administração.
• Caixa: ao receber dinheiro, «Novo recibo», e o recibo é emitido para o morador.
• Operações: leituras do gerador e da cisterna, falhas de energia, entregas de combustível e água, e as inspeções.

Sem rede, a aplicação continua a funcionar: os registos ficam em fila e são enviados quando a ligação volta. O que não puder ser enviado aparece com o motivo, para não se perder.

• Verificação em dois passos: em «Perfil → Verificação em dois passos → Activar», leia o QR com uma aplicação de autenticação e confirme com o código. A partir daí a entrada pede o código.
• Sessões noutros dispositivos: o perfil lista onde a sua conta está aberta (dispositivo e endereço) e permite «Terminar» qualquer uma, ou «Terminar as outras sessões».
• Mudar a palavra-passe termina as sessões nos outros dispositivos.
• Uma sessão dura 30 dias sem ter de voltar a entrar.

• Dúvidas sobre o condomínio: fale com a administração em «Mensagens».
• Um erro ou algo que não funciona: «Reportar problema», em qualquer aplicação. Recebe uma referência e a resposta da Strata na mesma página.
• Contacto comercial e suporte: [email protected].