Manuel utilisateur

Strata fonctionne dans le navigateur : il n'y a rien à installer sur un serveur. Il existe trois applications, une par type d'utilisateur :

Chaque compte n'ouvre que l'application qui lui correspond. Si vous essayez d'entrer dans la mauvaise, l'écran vous indique laquelle utiliser.

Premier accès

1. Vous recevez une invitation par e-mail (ou un lien que l'administration vous envoie).
2. Ouvrez le lien, indiquez votre nom et choisissez un «Mot de passe».
3. Appuyez sur «Activer l’accès», puis sur «Se connecter».

Le mot de passe compte au moins 10 caractères, avec des majuscules, des minuscules, un chiffre et un symbole. Si vous avez déjà un compte Strata pour une autre copropriété, l'invitation rejoint le compte existant et ne demande pas de nouveau mot de passe.

Se connecter et récupérer l'accès

Sur la page de connexion, saisissez votre «E-mail» et votre «Mot de passe» et appuyez sur «Se connecter». Si vous avez activé la vérification en deux étapes, le «Code de vérification» vous est aussi demandé.

Mot de passe oublié ? Appuyez sur «Mot de passe oublié ?», indiquez votre e-mail et appuyez sur «Envoyer le code». Vous recevez un code par e-mail ; saisissez-le avec le nouveau mot de passe et appuyez sur «Définir le mot de passe».

Langue, thème et application sur le téléphone

• La langue (PT, EN ou FR) se change dans l'en-tête ou dans «Profil → Langue», et elle est enregistrée sur le compte — les e-mails arrivent alors dans cette langue.
• Chaque application peut être installée sur un téléphone ou un ordinateur : «Profil → Installer l'application». Sur iPhone, touchez Partager puis «Sur l'écran d'accueil».
• Pour recevoir les notifications sur le téléphone, activez «Recevoir les notifications sur cet appareil».

À la première connexion, une visite guidée présente les principaux boutons. Vous pouvez la relancer depuis «Profil → Visite guidée».

Après la connexion, vous voyez la liste des copropriétés que vous gérez. En ouvrant l'une d'elles, vous arrivez sur sa page principale, avec les informations générales (lots, charge mensuelle, état) et les espaces de travail :

L'en-tête contient la recherche, la cloche des notifications, «Paramètres», «Facturation», «Signaler un problème» et «Profil».

Si la page affiche «Configuration à terminer», suivez le bouton «Résoudre» de chaque ligne : c'est ce qui manque à Strata pour émettre les charges (par exemple, ouvrir l'exercice).

1. La copropriété. Dans la liste des copropriétés, appuyez sur «Nouvelle copropriété» et indiquez le nom, l'adresse et le nombre de lots.
2. Lots. Dans «Unités», créez les lots un par un, ou importez-les tous d'un coup : sur la page de la copropriété, utilisez «Importer depuis un tableur», téléchargez le modèle, remplissez-le et chargez-le. Strata montre ce qu'il va importer, et les erreurs ligne par ligne, avant d'enregistrer.
3. Quotes-parts. La somme des quotes-parts (permilagem) doit faire exactement 1000‰. Le calculateur propose des valeurs à partir des surfaces ; les valeurs officielles sont celles de l'état descriptif de division.
4. Comptes bancaires. Enregistrez dans «Comptes bancaires» les comptes sur lesquels les résidents font leurs virements. Ils apparaissent dans l'application du résident avec l'IBAN et la référence.
5. Politique financière. Dans «Paramètres → Politique financière», indiquez la charge mensuelle (elle peut varier selon le type de lot) et le taux de pénalité de retard (4 % au maximum).
6. Exercice. Dans «Finances → Exercices fiscaux», ouvrez l'année. Les charges mensuelles ne sont générées que lorsqu'un exercice est ouvert.
7. Résidents. Enregistrez les copropriétaires et les locataires (voir le chapitre suivant).

Enregistrer un résident

1. Ouvrez «Résidents» et appuyez sur «+ Enregistrer un résident».
2. Indiquez le nom, l'e-mail, le «Téléphone», le «Lot», la «Relation» (Propriétaire ou Locataire) et la date de début.
3. Laissez coché «Créer une invitation d’accès (connexion du résident)» pour que le résident reçoive le lien de connexion.
4. Appuyez sur «Enregistrer». Le lien s'affiche aussi à l'écran, à copier si vous préférez l'envoyer autrement.

La liste montre l'état d'accès de chaque personne : «Compte actif», «Invitation en attente», «Invitation expirée», «Aucune invitation», etc.

La page d'un lot

Dans «Unités», ouvrez un lot pour voir et modifier ses informations, les «Résidents du lot» (propriétaires et locataires, que vous pouvez associer et «Terminer»), les véhicules et animaux enregistrés, et la carte «Rappel de paiement».

Quand un locataire part, appuyez sur «Terminer». Le bouton «Rapport de sortie» produit un dossier avec les charges, les paiements et ce qui reste en suspens.

Votre équipe

Dans «Paramètres → Équipe et rôles», invitez des collègues («Nouvelle invitation» : e-mail, «Fonction» et «Copropriété» ou toute l'entreprise). Sur la même page vous pouvez «Attribuer un rôle», «Modifier», «Suspendre», ou retirer la vérification en deux étapes de quelqu'un qui a perdu son téléphone.

Les concierges se créent dans «Opérations → Personnel». Chaque copropriété inclut deux accès concierge ; un troisième est facturé à part, et l'écran demande une confirmation avant de le créer.

Charges

Lorsque l'exercice est ouvert, Strata génère chaque mois la charge de chaque lot. Une charge est due le dernier jour du mois qu'elle couvre. Dans «Finances → Cotisations», vous voyez toutes les charges, filtrées par état, année et mois ; la «Carte de contrôle» montre, lot par lot et mois par mois, ce qui est payé.

Enregistrer un paiement

• Le résident envoie le justificatif depuis son application. Le paiement reste «En cours d'analyse» jusqu'à ce que l'administration le confirme.
• L'administration enregistre un paiement reçu : «Finances → Paiements», saisie manuelle, avec le lot, le montant, la date, la méthode et l'objet (charge, appel de fonds exceptionnel, pénalité ou autre).
• La loge reçoit des espèces et émet un reçu dans l'application du concierge ; il apparaît dans «Caisse concierge».

Vérifier les justificatifs

Ouvrez un paiement en cours d'analyse pour voir son justificatif. Vous pouvez «Confirmer», corriger les données puis confirmer, ou «Rejeter» en indiquant le motif — le résident est prévenu dans tous les cas. À la confirmation, Strata émet le reçu et impute le montant aux charges ouvertes, en commençant par la plus ancienne.

Relevés bancaires

Dans «Finances → Relevés bancaires», chargez le relevé de la banque (CSV ou PDF). Strata lit les mouvements, reconnaît la référence du lot et propose des rapprochements ; confirmez-les, ou associez à la main ceux qui restent.

Dépenses, budget et pénalités

• Dépenses : enregistrer, approuver et payer, avec le compte comptable et le fournisseur.
• Budget : le budget annuel par compte, avec l'écart réel par rapport au prévu.
• Pénalités de retard : calculées automatiquement cinq jours après l'échéance, une par charge, au taux fixé. Elles peuvent être annulées.
• Appels de fonds exceptionnels : montants ponctuels, répartis selon les quotes-parts, à parts égales ou par lot.

Strata envoie de lui-même un rappel trois jours avant l'échéance d'une charge et un autre sept jours après (les jours se modifient dans «Paramètres»). L'administration peut aussi relancer quand elle le souhaite :

• Un lot : sur la page du lot, la carte «Rappel de paiement» montre le montant en retard, le destinataire du rappel et la date du dernier envoi. Appuyez sur «Envoyer un rappel de paiement».
• Tout l'immeuble : dans «Finances → Cotisations», le bouton «Relancer tous les lots en retard».

Le rappel arrive par e-mail et dans l'application du résident, avec le total, le nombre de charges et la référence à indiquer pour le virement. Chaque lot reçoit au plus un rappel toutes les 24 heures.

Pour les dettes persistantes, «Recouvrements & relances» suit le dossier par étapes (rappel, mise en demeure, interpellation, pré-contentieux) et produit le dossier de titre exécutoire.

Convoquer

1. Dans «Assemblées générales», appuyez sur «+ Nouvelle assemblée générale».
2. Choisissez le type (Ordinaire ou Extraordinaire), la «Date prévue», l'«Heure», le «Lieu» et, le cas échéant, le lien de visioconférence.
3. Construisez l'«Ordre du jour» : chaque point indique s'il «Nécessite un vote» et la majorité applicable.
4. Appuyez sur «Planifier l’assemblée générale».

La loi exige un préavis de 15 jours ; en dessous, Strata demande le «Motif du délai court». Les copropriétaires reçoivent la convocation et peuvent confirmer leur présence, désigner un mandataire ou voter à l'avance.

Tenir la réunion

Appuyez sur «Démarrer» et ouvrez la «Console de vote en direct» : enregistrez les présences (et les procurations), appuyez sur «Vérifier le quorum», puis pour chaque point «Ouvrir le vote», enregistrez le vote de chaque lot («Pour», «Contre», «Abstention») et «Clore le vote». Les votes sont pondérés par la quote-part. À la fin, «Terminer».

Le procès-verbal

Le procès-verbal est créé à la fin de l'assemblée. Rédigez son contenu (ou utilisez le brouillon généré à partir de la transcription), «Soumettre pour révision», recueillez les signatures du président et du secrétaire («Signer») et appuyez sur «Publier». Un procès-verbal publié est un titre exécutoire et ne se modifie pas : une erreur se corrige avec «Créer une correction».

• Avis : «Communications → Nouvelle annonce». Choisissez les destinataires (copropriétaires, équipe ou les deux), rédigez l'«Objet» et le «Message» et appuyez sur «Envoyer l'annonce». L'avis apparaît dans l'application et arrive par e-mail ; le tableau «Avis envoyés» indique combien l'ont lu.
• Messages : des conversations privées avec chaque résident ou concierge, et «Nouveau message» pour plusieurs personnes à la fois.
• Bulletin : un résumé de la période, généré automatiquement, que vous relisez avant de le «Publier».
• Sondages : des questions d'opinion rapides (ils ne remplacent pas un vote en assemblée).

Dans «Opérations» vous trouvez :

• Personnel : employés, services, paie et pointeuse.
• Groupe électrogène et Citerne : relevés, livraisons de carburant et d'eau, alertes de consommation anormale.
• Réservations d'espaces : approuver ou refuser les réservations des parties communes.
• Demandes de service : les demandes des résidents (plomberie, électricité, nettoyage…), acceptées avec ou sans frais.
• Incidents : les problèmes signalés par la loge et par les résidents, jusqu'à leur résolution.
• Maintenance et Inspections : plans préventifs, ordres de travail et listes de contrôle.
• Contrats, Fournisseurs, Infractions et Installations (avec les contacts d'urgence).

Sur la page de la copropriété, les cartes de la loge montrent les visiteurs en attente de réponse et les colis gardés pour l'administration.

Dans «Rapports», choisissez un rapport du catalogue et appuyez sur «Générer…». Strata ne demande que ce dont ce rapport a besoin (période, date de référence, lot ou exercice) et produit un PDF, un Excel ou un CSV. On y trouve notamment : bilan, balance, flux de trésorerie, fonds de réserve, balance âgée, budget contre réel, registre des visiteurs et annuaire des copropriétaires. Les rapports peuvent être planifiés et restent dans l'«Historique».

Accueil

Elle affiche le solde du lot («À payer», «Rien à payer» ou «En votre faveur»), la prochaine charge, les avis de la copropriété, les sondages ouverts et les paiements récents avec leur reçu.

Payer une charge

1. Ouvrez «Paiements». La carte «Coordonnées bancaires» montre les comptes de la copropriété et la référence de votre lot — indiquez-la dans le virement.
2. Faites le virement dans votre banque.
3. Dans le formulaire, indiquez le «Montant», «Que payez-vous ?», la «Méthode», la date et le compte de destination, et joignez le «Justificatif».
4. Appuyez sur «Envoyer la preuve». Une fois le paiement confirmé par l'administration, vous recevez le reçu.

«Mes paiements» montre l'historique (filtré par année et mois) et chaque reçu à télécharger ; «Mes charges» montre ce qui est payé et ce qui reste dû.

Visiteurs

• Autoriser une visite : dans «Visiteurs», indiquez le nom, le type de visite, les accompagnants et la validité, et appuyez sur «Générer le QR du visiteur». Partagez le laissez-passer par WhatsApp, SMS ou en image.
• Les visiteurs sans smartphone utilisent le «Code d'entrée» de six caractères affiché sur le laissez-passer.
• Le personnel de maison (employée de maison, chauffeur, nounou…) reçoit un laissez-passer récurrent, valable plusieurs mois.
• Une visite imprévue : si quelqu'un arrive à la loge sans laissez-passer, vous recevez une demande dans «À la porte, en attente de votre réponse» — appuyez sur «Accepter» ou «Refuser».

Colis, incidents et services

• Colis : ce que la loge garde pour vous. Au retrait, appuyez sur «Confirmer la réception».
• Incidents : signalez un problème dans l'immeuble ou dans votre lot, avec des photos, et suivez la réponse.
• Services : demandez de la plomberie, de l'électricité, du nettoyage et plus ; vous voyez le prix indicatif et, s'il y a des frais, vous les payez comme une charge.
• Réservations : réservez la salle ou un autre espace commun, après avoir vu l'occupation du jour.

Assemblées, transparence et messages

• Assemblées générales : confirmez votre présence, désignez un mandataire («Par procuration») ou votez à l'avance ; consultez les procès-verbaux publiés.
• Transparence : les dépenses avec leur justificatif, le fonds de réserve, les travaux et votre part, les documents et les rapports.
• Messages : écrivez directement à l'administration.
• Assistant Strata-Q : demandez par exemple «Quel est mon solde ?» ou « Comment payer ma charge ? ».
• Signalement fiscal : un message anonyme au conseil syndical.

Profil

Enregistrez vos véhicules et animaux, votre téléphone, vos notifications, votre mot de passe et la vérification en deux étapes. Dans «Mes données», vous pouvez demander l'effacement de vos données personnelles (loi angolaise 22/11).

Le service

Au début, appuyez sur «Commencer le quart» et, à la fin, sur «Terminer le quart». «Enregistrer ronde» lit le code QR de chaque point de ronde. «Mes services» montre le calendrier et les heures.

Sur un appareil partagé, la «Pointeuse» permet à chaque employé de pointer à l'arrivée et au départ avec son code PIN.

Visiteurs

• Avec laissez-passer : «Lire le QR» et visez avec la caméra ; ou, sans QR, saisissez le code d'entrée. Vérifiez la pièce d'identité, indiquez les accompagnants et appuyez sur «Confirmer l'entrée». À la sortie, lisez le même laissez-passer et «Enregistrer la sortie».
• Sans laissez-passer : «Visiteur manuel», choisissez le lot et appuyez sur «Demander l'acceptation» — le résident répond dans son application. Si personne ne répond, vous pouvez «Admettre sans acceptation» (c'est enregistré).
• La liste indique qui se trouve dans la copropriété ; c'est le décompte à utiliser en cas d'évacuation.

Livraisons, incidents et caisse

• Livraisons : enregistrez le colis («Nouvelle livraison»), le lot et son destinataire. À la remise, indiquez qui le retire et appuyez sur «Confirmer la remise» ; le résident confirme la réception dans son application.
• Incidents : consignez ce qui s'est passé, avec des photos. Un incident de gravité «Critique» alerte immédiatement tous les copropriétaires et l'administration.
• Caisse : quand vous recevez de l'argent, «Nouveau reçu», et le reçu est émis au nom du résident.
• Opérations : relevés du groupe électrogène et de la citerne, coupures de courant, livraisons de carburant et d'eau, et inspections.

Sans réseau, l'application continue de fonctionner : les enregistrements sont mis en file d'attente et envoyés au retour de la connexion. Ce qui ne peut pas être envoyé s'affiche avec le motif, pour ne rien perdre.

• Vérification en deux étapes : dans «Profil → Vérification en deux étapes → Activer», lisez le QR avec une application d'authentification et confirmez avec le code. Désormais, la connexion demande le code.
• Sessions sur d’autres appareils : le profil liste où votre compte est ouvert (appareil et adresse) et permet de «Terminer» chacune d'elles, ou de «Mettre fin aux autres sessions».
• Changer de mot de passe met fin aux sessions sur vos autres appareils.
• Une session dure 30 jours sans devoir se reconnecter.

• Questions sur la copropriété : écrivez à l'administration dans «Messages».
• Une erreur, ou quelque chose qui ne fonctionne pas : «Signaler un problème», dans n'importe quelle application. Vous recevez une référence, et la réponse de Strata sur la même page.
• Commercial et support : [email protected].